Jedną z największych zalet oprogramowania ERP jest jego przeznaczenie do wykorzystania we wszystkich działach firmy – od planowania i sprzedaży produktów, aż do kontroli zapasów i prowadzenia księgowości. Połączenie wszystkich firmowych procesów w jeden spójny system, redukuje silosy nieuporządkowanych danych i eliminuje ręczne procesy.
Podczas gdy do korzystania z systemu ERP zobligowane powinny być wszystkie departamenty w przedsiębiorstwie, jeden z nich musi wykazać się w tej materii szczególną aktywnością – dział IT. Jak powinno wyglądać wdrożenie systemu ERP z perspektywy tego zespołu?
Warto pamiętać o tym, że gdy znajdziesz system ERP, który zaspokoi oczekiwania działu IT, istnieje wielkie prawdopodobieństwo, że właśnie ten system będzie idealnie pasował do Twojej firmy jako całości (spełni wymagania i zaspokoi potrzeby także pozostałych działów).
Jakie zatem wymagania wobec oprogramowania ERP znajdują się na liście działu IT?
1. Bezpieczeństwo
Przejście z wielu systemów ułatwiających prowadzenie firmy do jednego systemu ERP powoduje, że kwestia bezpieczeństwa staje się zarówno zmniejszona, jak i… zwiększona. Zarządzanie integralnością danych oraz zapewnienie ich bezpieczeństwa staje się dużo łatwiejsze z racji tego, iż istnieje wyłącznie jeden punkt dostępu do danych.
Wszystkie informacje o przedsiębiorstwie można znaleźć w jednym miejscu. Oznacza to, że wybrany system ERP musi spełniać standardy branżowe i skupić się na utrzymaniu najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Natomiast za występowanie większości błędów, przeważnie odpowiedzialny jest człowiek, a nie sam system.
2. Zmniejszenie liczby błędów
W przestrzeni technologii informacyjnych integralność danych jest królem. Jeśli dane firmy są niepoprawne, odpowiedzialność za ewentualne błędy spoczywa na zespole IT, dlatego tak ważny jest wybór odpowiedniego systemu ERP. Oprogramowanie ERP wpływa na zwiększenie integralności firmowych danych, eliminując wszelkie ręczne procesy w tym zakresie, które często prowadzą do wystąpienia ludzkiego błędu.
Zobacz też: Jak uniknąć porażki podczas wdrażania oprogramowania ERP?
Oprogramowanie ERP automatyzuje również liczne procesy biznesowe. Poszczególne zespoły, zamiast tracić czas na zajmowanie się zadaniami, które może wykonać zamiast nich oprogramowanie, będą mogły skupić się w głównej mierze na działaniach nastawionych bezpośrednio na rozwój firmy.
3. Łatwa konfiguracja i personalizacja
Właściwie skonfigurowany system do zarządzania przedsiębiorstwem ułatwi efektywną pracę wszystkim działom Twojej firmy. Profity z tego faktu czerpał będzie jednak zwłaszcza dział IT, bowiem przestanie on być obciążony wieloma trywialnymi zgłoszeniami napływającymi z innych departamentów.
Podejmowanie kluczowych decyzji dla rozwoju, a często wręcz „być albo nie być” dla firmy, wymaga tego, aby decydenci mieli dostęp do wszelkich zbiorów uporządkowanych danych oraz mogli wyodrębnić dowolne inne zmienne. Dlatego każdy dział IT będzie rekomendował takie oprogramowanie ERP, które umożliwi łatwą personalizację dopasowaną do potrzeb danego biznesu.
4. Prostota
Im prostszy i bardziej intuicyjny w obsłudze system EPR, tym lepiej nie tylko dla jego użytkowników z poszczególnych departamentów, ale także lepiej dla Twojego zespołu IT. Gdy użytkownicy systemu mają problemy z jego obsługą, od razu piszą/dzwonią do działu IT. Jego członkowie muszą spędzać wiele drogich – z perspektywy struktury wynagrodzeń w Twojej firmie – godzin na szkoleniu pracowników z funkcjonowania systemu, zamiast skupić się na ważniejszych projektach. System ERP, który jest prosty w obsłudze i przyjazny użytkownikowi, uwolni pracowników IT od tego przykrego, a dla Ciebie kosztownego, obowiązku.
5. Skalowalność
Zdecydowanie łatwiej i efektywnej – z biznesowego punktu widzenia – jest dopasować oprogramowanie do Twojej firmy, niż próbować robić odwrotnie. Nikt nie zna tej prawdy lepiej niż dział IT, który będzie odpowiedzialny za wprowadzanie każdej najmniejszej zmiany w systemie, gdy tylko zajdzie taka potrzeba, wynikająca np. ze zmiany firmowej strategii biznesowej w danym obszarze.
Z tego powodu osoby bezpośrednio odpowiedzialne za nadzorowanie i obsługę systemu ERP będą zwracały szczególną uwagę na jego skalowalność. Dodawanie lub usuwanie funkcjonalności (modułów w przypadku systemu enova365) powinno być jak najprostsze. Oprogramowaniem ERP powinno zaspokajać potrzeby i wymagania firmy zarówno „dziś”, jak i „jutro”.
Podsumowując, twój zespół IT powinien wykazać aktywny udział podczas wyboru dostawcy oprogramowania ERP oraz w procesie jego wdrażania. Konieczna jest także współpraca z partnerem prowadzącym wdrożenie, bowiem po ukończeniu tego procesu to dział IT przejmie największą odpowiedzialność za jego efektywne i bezproblemowe działanie.
